Teamtailori kaudu värbamisel rakenduvad privaatsuspõhimõtted

Värbamisprotsessi haldavat ja lihtsustavat teenust (edaspidi: teenus) pakub Teamtailor ettevõttele STORENT OÜ, registreerimisnumber 11682327, juriidiline aadress Punane 6a, Tallinn, Harjumaa, 13619, Estonia (edaspidi: vastutav töötleja, meie jne). Meie jaoks on oluline, et teenuse kasutajad (edaspidi: kasutajad) tunnevad end turvaliselt ja on kursis sellega, kuidas värbamisprotsessis nende isikuandmeid töödeldakse. Püüame tagada teenuse kasutajate isikuandmete täieliku kaitse. Töötleme, haldame, kasutame ja kaitseme kasutajate isikuandmeid lähtuvalt nendest privaatsuspõhimõtetest (edaspidi: privaatsuspõhimõtted).

1. Üldsätted

Kehtivate andmekaitset reguleerivate õigusaktide järgi oleme meie isikuandmete vastutavad töötlejad. Kasutajate isikuandmeid töödeldakse eesmärgil hallata ja lihtsustada ettevõttesse uute töötajate värbamise protsessi.

2. Isikuandmete kogumine

Vastutame nii nende isikuandmete töötlemise eest, mille kasutajad on teenuse kaudu ettevõttele edastanud, kui ka muul viisil kogutud teenusega seotud andmete eest.

Kuidas ja millal me isikuandmeid korjame?  Kogume kasutajate isikuandmeid siis, kui kasutajad:

• esitavad teenuse kaudu avalduse ja lisavad enda kohta kas ise isikuandmeid või lasevad andmepäringu teha teiste platvormide, nt Facebooki või LinkedIni kaudu;
• kasutavad teenust, et võtta ühendust meie töötajatega ja lisavad enda kohta kas ise isikuandmeid või lasevad andmepäringu teha teiste platvormide, nt Facebooki või LinkedIni kaudu;
• esitavad isikuandmeid sisaldava teabe vestlusakna kaudu (juhul kui veebilehekülg kasutab teenust) ja andmed on kandideerimisprotsessi seisukohast olulised;

Kogume andmeid ka kolmandate isikute, näiteks Facebooki, LinkedIni ja teiste avalike teabeallikate kaudu. Sellisel „hankimisviisil“ koguvad andmeid kas meie töötajad käsitsi või automaatselt teenuse kaudu.

Mõnel juhul soovitavad töötajad ise potentsiaalseid kandidaate. Siis lisavad need töötajad potentsiaalsed kandidaadid ise süsteemi. Taolise menetluse korral omistatakse potentsiaalsele kandidaadile privaatsuspõhimõtete kontekstis kasutaja staatus ja teda teavitatakse andmetöötlusest.

Kogutavad ja töödeldavad isikuandmed  Teenuse kaudu kogutud isikuandmete abil on võimalik inimesi nimede, meiliaadresside, fotode, videote, Facebooki ja LinkedIni kasutajakontode, värbamisküsimuste vastuste, pealkirjade, hariduskäigu ning muu teenusele edastatud teabe alusel tuvastada. Kogume ja töötleme üksnes andmeid, mis on seotud värbamisprotsessiga.

Töötlemise eesmärk ja õiguspärasus  Isikuandmete kogumise ja töötlemise eesmärk on värbamisprotsessi haldamine. Meie huvides on isikuandmete õiguspärane töötlemine, sest ainult nii on võimalik värbamisprotsessi hallata ja lihtsustada.

Koondaruannete koostamiseks või turu-uuringute läbiviimiseks kogutud isikuandmeid ei ole kunagi võimalik seostada kindlate isikutega. Selle teabe alusel ei saa eri kasutajaid tuvastada. Seega ei saa neid andmeid tegelikult isikuandmeteks pidada.

Andmesubjekti nõusolek  Kasutajad lubavad vastutaval andmetöötlejal värbamisprotsessi lihtsustamise eesmärgil oma isikuandmeid töödelda. Kasutaja annab teenuse kaudu andmete kogumisele oma nõusoleku, kui ta:

• esitab teenuse kaudu avalduse, lisab enda kohta kas ise isikuandmeid või laseb andmepäringu teha teiste platvormide, nt Facebooki või LinkedIni kaudu. Taolisi andmete hankimismeetodeid võib lisateabe kogumiseks kasutada ka andmete vastutav töötleja;
• kasutab teenust, et võtta ühendust ettevõtte kui vastutava töötleja värbamisosakonnaga ja lisab enda kohta kas ise isikuandmeid või laseb andmepäringu teha teiste platvormide, nt Facebooki või LinkedIni kaudu.

Lisaks lubab kasutaja vastutaval töötlejal koguda enda kohta värbamisprotsessis kasutamiseks avalikku teavet.

Kasutaja lubab isikuandmeid koguda eelnevate põhimõtetega kooskõlaliselt (a) ning andmeid töödelda lähtuvalt järgnevatest andmete säilitamist, ülekannet ja töötlusaega puudutavatest punktidest (b).

Kasutajal on igal hetkel õigus võtta vastutava töötlejaga punktis 9 kirjeldatud viisil ühendust ja isikuandmete töötlemisest keelduda. Selle õiguse kasutamisega võib aga kaasneda tõsiasi, et kasutajal ei ole võimalik kindlale töökohale kandideerida või teenust täies mahus kasutada.

Andmete säilitamine ja ülekanne  Teenuse kaudu kogutud isikuandmeid säilitatakse ja töödeldakse ELi/EMP riikides või kolmandates riikides, mille andmekaitset reguleerivat seadusandlust on Euroopa Komisjon hinnanud piisavaks. Lisaks võivad andmetega töötada varustajad, kes on sõlminud kolmandate riikide andmeülekande õiguspärasust kinnitavad siduvad lepingud (Privacy Shield), või kelle puhul on kasutusel turvameetmed, mis tagavad andmesubjektide õiguste kaitse. Taoliste turvameetmete kohta teabe kogumiseks võtke meiega ühendust punktis 9 kirjeldatud viisil.

Kui kaua isikuandmeid töödeldakse?  Välja arvatud juhul, kui kasutaja väljendab kirjalikult vastumeelsust andmete töötlemise üle, säilitatakse ja töödeldakse isikuandmeid nii kaua, kui ettevõte peab eelmainitud eesmärki silmas pidades vajalikuks. Pöörake tähelepanu sellele, et kandidaat (kasutaja) võib olla huvitatud värbamisprotsessis osalemisest ka tulevikus – seetõttu säilitame kasutajate isikuandmeid, kuni nad enam potentsiaalsed kandidaadid ei ole. Kui te kasutajana ei soovi, et teie isikuandmeid sel eesmärgil (tulevikus värbamine) töödeldaks, võtke meiega palun punktis 9 kirjeldatud viisil ühendust.

3. Kasutajate õigused

Kasutajatel on õigus meiega punkti 9 juures kirjeldatud viisil kirjalikult ühendust võtta ja küsida teavet töödeldud isikuandmete kohta. Kasutajatel on õigus tasuta näha üht (1) koopiat oma töödeldavatest isikuandmetest. Kui teabenõudeid esitatakse rohkem, on vastutaval töötlejal õigus küsida administratiivsete kulude katteks mõistlikus suuruses tasu.

Kasutajatel on õigus vajadusel paluda enda kohta käivaid ebatäpseid isikuandmeid parandada. Selleks tuleb esitada punktis 9 kirjeldatud viisil kirjalik avaldus.

Kasutajal on õigus nõuda töödeldud andmete kustutamist või ligipääsu piiramist. Lisaks on kasutajal võimalik teatavatel tingimustel ja õigustatud huvi korral nõuda töötlemise lõpetamist.

Kasutajal on õigus taganeda vastutavale täitjale antud nõusolekust. Selle õiguse kasutamisega võib aga kaasneda tõsiasi, et kasutajal ei ole võimalik kindlale töökohale kandideerida või teenust täies mahus kasutada.

Kasutajal on õigus teatud tingimustel andmeid liigutada ehk paluda isikuandmete väljavõtet ja kanda teave üle teisele vastutavale andmetöötlejale. Õigus kehtib vaid juhul, kui see ei kahjusta teiste osapoolte õigusi ja vabadusi.

Kasutajal on õigus esitada isikuandmete töötlemist hindavale kontrollorganile kaebus, kui ta leiab, et isikuandmete käitlemisel ei ole õigusalastest dokumentidest kinni peetud.

4. Turvalisus

Seame oma töös inimväärikuse alati esikohale ja anname endast kõik, et kasutajate isikuandmeid töödeldaks väga hoolikalt. Oleme kasutusele võtnud turvameetmed, mis tagavad, et kasutajate ja teiste osapoolte isikuandmeid töödeldakse turvaliselt ning menetlus on kooskõlas privaatsuspõhimõtete ja isikuandmete kaitse üldmäärusega (GDPR).

Ometi ei saa interneti ja mobiilandmeside kaudu toimunud andmete ülekanne olla kunagi täiesti ohutu, mistõttu toimuvad need protsessid alati andmete teisaldaja vastutusel. Lisaks on oluline, et kasutaja ise vastutaks oma andmete kaitstuse eest. Kasutaja peab võtma vastutuse oma kasutajatunnuste ja paroolide salajas hoidmise eest.

5. Isikuandmete jagamine kolmandate isikutega

Me ei müü ega jaga ühelgi muul moel kasutajate isikuandmeid kolmandate isikutega.

Võime kasutajate isikuandmeid jagada:

• oma töövõtjate ja alltöövõtjatega, kes menetlevad andmeid teenuse pakkumise eesmärgil ja meie juhiste järgi kui vastutavad töötlejad ning alama taseme töötlejad;
• võimudele ja õigusnõustajatele juhul, kui on alust kahtlustada kriminaalset või vääritut käitumist ja
• võimudele, õigusnõustajatele ja teistele osapooltele, kui meil on seadusandlik kohus või võimuorgani käsk teave avalikustada.

Jagame kasutajate isikuandmeid üksnes kolmandate isikutega, keda usaldame. Kindlustamaks kasutajate isikuandmete õiguspärast töötlust, valime alati oma partnereid väga hoolikalt. Teeme koostööd järgnevate isikuandmete töötlejatega: Teamtailori ehk teenusepakkujaga, serverit ja veebimajutust pakkuvate, meilisuhtlust haldavate, videoid töötlevate, teavet hankivate ning analüütikat tegevate ettevõtete ja teiste osapooltega, kes on teenuse pakkumisega seotud.

6. Kokkuvõtlikud andmed (isikustamata andmed)

Meil on õigus jagada kokkuvõtlikke andmeid kolmandate isikutega. Sellistel juhtudel komplekteeritakse teenuse kaudu kogutud andmed, näiteks veebilehtede kasutussagedus või teenuse kasutajate geograafilist asukohta puudutav teave. Kokkuvõtlikud andmed ei sisalda teavet, mille abil oleks võimalik kindlaid inimesi tuvastada ja seda tüüpi teavet ei saa pidada isikuandmete liigiks.

7. Küpsised

Teenuse kasutamisel võib süsteem kasutuskorra teabe küpsistena salvestada. Küpsised on kasutaja seadme, näiteks arvuti, mobiiltelefoni või nutitahvli veebibrauserisse teenuse kasutamisel salvestatud tekstidokumendid. Kasutame küpsiseid, et kasutajakogemust parandada ja näiteks koguda statistikat teenuse kasutamise kohta. Protsessi eesmärk on teenuse turvamine, haldamine ja parendamine. Küpsiste kaudu kogutud teave võib sisaldada isikuandmeid, sellisel juhul peab protsess vastama meie küpsiste põhimõtetes sätestatule.

Kasutajad saavad alati oma seadmete sätteid muutes küpsised keelata. Küpsiste keelamine võib mõjutada kasutajakogemust, näiteks piirata teenuse kaudu kasutatavate funktsioonide hulka.

8. Muutused

Meil on õigus igal ajal privaatsuspõhimõtteid muuta või dokumenti uusi punkte lisada. Privaatsuspõhimõtete viimane versioon on alati kasutajatele teenuse kaudu kättesaadav. Kasutajaid teavitatakse uue versiooni kasutuselevõtust kas meili teel (kasutades meiliaadressi, mille kaudu kasutaja teenusele edastanud) või mõnel teisel viisil.

9. Kontakt

Isikuandmete töötlust puudutavate küsimuste või muude murede korral võtke meiega ühendust all esitatud kontaktinfo abil teamtailor.ee@storent.com.